Số hóa đang được nhắc đến ngày càng nhiều trong thời đại công nghệ 4.0. Chính chúng ta đã thực hiện việc số hóa hằng ngày nhưng có thể vẫn chưa biết số hóa là gì? Và lợi ích của số hóa đối với doanh nghiệp như thế nào?

1. Số hóa là gì?

Số hóa thường được sử dụng thay thế cho quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, mặc dù về mặt kỹ thuật thì cả hai không giống nhau.

Số hóa đề cập đến quá trình “tạo ra thứ gì đó kỹ thuật số”. Ví dụ, biến một tài liệu giấy thành một tài liệu kỹ thuật số sẽ là số hóa.

Chuyển đổi kỹ thuật số, được sử dụng trong bối cảnh kinh doanh, được dùng để chỉ việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số, nơi làm việc kỹ thuật số hoặc văn hóa làm việc kỹ thuật số.

2. Lợi ích của số hóa đối với doanh nghiệp

2.1 Tăng hiệu quả và năng suất làm việc

Đối với bối cảnh công nghệ kỹ thuật số luôn thay đổi, điều quan trong các doanh nghiệp cần đảm bảo các hệ thống và quy trình của họ luôn được đổi mới, thông minh hơn.

Việc áp dụng số hóa dữ liệu như đám mây, mạng di động, dữ liệu lớn và phân tích có thể giúp doanh nghiệp đạt năng suất làm việc cao hơn. 

2.2. Quản lý tài nguyên tốt hơn

Điều quan trọng là phải có các nguồn lực phù hợp trong một thị trường cạnh tranh. Các doanh nghiệp cần tối đa hóa các nguồn lực của mình để tăng trưởng tối ưu, từ vốn và lao động cho đến các nhà cung cấp và hàng tồn kho.

Điện toán đám mây đã được áp dụng rộng rãi để hỗ trợ chia sẻ tài nguyên đã được số hóa  giữa các bộ phận khác nhau trong tổ chức theo quan điểm CNTT. Đám mây cũng cho phép các doanh nghiệp chỉ trả tiền cho các tài nguyên họ cần, khiến nó trở thành một lựa chọn hợp lý.

Ngoài ra, internet vạn vật (IoT) đang giúp các doanh nghiệp theo dõi tài nguyên được số hóa của họ trong thời gian gần thực, giúp họ có khả năng hiển thị tốt hơn về cách chúng đang được sử dụng và nơi cần cải thiện.

2.3. Tối ưu hóa chi phí

Trước đây các doanh nghiệp thường tốn khá nhiều chi phí cho việc quản lý, lưu trữ tài liệu như in ấn, điện, máy móc và không gian kho lớn. Nhưng hiện nay với số hóa, các doanh nghiệp có thể lưu trữ tài liệu nhanh, gọn và tiết kiệm chi phí. Với khoản ngân sách tiết kiệm được này doanh nghiệp có thể đầu tư vào bộ phận khác tạo ra lợi nhuận.

2.4. Nâng cao tính bảo mật thông tin

Đối với số hóa, doanh nghiệp có thể kiểm soát và quản lý những người được phép xem các tài liệu quan trọng. Từ đó tránh được việc thất thoát, để lộ thông tin mật của doanh nghiệp lọt ra ngoài gây bất lợi trên thương trường cạnh tranh đầy khốc liệt như hiện nay.

2.5. Lưu trữ được một lượng thông tin khổng lồ

Các giấy tờ, thông tin được số hóa sẽ được nén lại thành dạng dữ liệu số, không chiếm diện tích lưu trữ lớn như trước đây. Đặc biệt là có thể truy cập xem tài liệu một cách nhanh chóng dễ dàng dù ở bất cứ đâu chỉ cần có thiết bị kết nối với dữ liệu.

2.6. Phân loại thông tin một cách rõ ràng

Thông tin được số hóa và sắp xếp, phân loại theo từng nội dung. Nhờ vậy doanh nghiệp dễ quản lý tránh thất lạc thông tin và tìm kiếm thông tin nhanh chóng, dễ dàng hơn.

Số hóa đã và đang đem lại những lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Các dữ liệu được quản lý một cách dễ dàng, thuận tiện cho tìm kiếm và sử dụng.