Số hóa dữ liệu có lẽ không còn là một khái niệm quá xa lạ với chúng ta. Nhưng số hóa dữ liệu thực sự là gì, quy trình vận hành và lợi ích của số hóa dữ liệu như thế nào? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Số hóa dữ liệu là gì? 

Số hóa dữ liệu là quá trình mà các bản ghi vật lý hoặc thủ công như văn bản, hình ảnh, video và âm thanh được chuyển đổi thành các dạng kỹ thuật số. Đây là điều quan trọng khi các dự án cần định hướng dựa trên các cơ sở đã được thiết lập sẵn và cơ quan thực hiện cần tìm phạm vi mở rộng.

2. Quy trình của số hóa dữ liệu 

2.1. Nhận dạng các tài liệu để số hóa

Điều quan trọng là cần nhận dạng đúng về loại tài liệu muốn số hóa dữ liệu. Điều này sẽ giúp lựa chọn chọn phương pháp sử dụng chuyển sang kỹ thuật số phù hợp. Các loại tài liệu khác nhau sẽ yêu cầu chuyên môn khác nhau, ví dụ: tài liệu hai mặt hoặc tài liệu màu sẽ phải được xử lý khác nhau.

2.2.  Chuẩn bị tệp của bạn

Đảm bảo rằng tài liệu đã sẵn sàng để số hóa có vẻ đơn giản. Nhưng điều quan trọng là đảm bảo rằng tài liệu không có các đồ vật văn phòng trần tục như: kẹp giấy, ghi chú dán, ghim và các liên kết xoắn ốc.

2.3. Quét

Có nhiều ứng dụng và phần mềm giúp quét tài liệu trước khi số hóa dữ liệu trong lúc đang di chuyển. Các công ty hiện có thể gửi tài liệu để quét trực tiếp từ thiết bị di động của họ. Máy in đa chức năng và máy quét phẳng có thể cung cấp dịch vụ quét giá cả phải chăng nhưng cả hai đều không được mong muốn cho việc quét khối lượng lớn. Quét khối lượng lớn có thể dẫn đến kẹt giấy và một máy quét có thể xử lý khối lượng lớn như vậy có thể sẽ đắt tiền để mua và có chi phí vận hành cao.

Việc thuê ngoài để quét tài liệu giúp loại bỏ một số rủi ro liên quan đến việc quét khối lượng lớn nội bộ. Nhưng vẫn nên cân nhắc về việc có thể để lọt thông tin nội bộ quan trong ra bên ngoài. 

2.4. Chuyển đổi sang các chế độ kỹ thuật số

Chúng ta có thể lưu trữ các tài liệu kỹ thuật số dưới dạng hình ảnh hoặc tệp PDF. Lựa chọn giữa hai cách liên quan đến việc đánh giá bản thân tài liệu. Ví dụ, nếu đó là một tài liệu viết tay, thì việc lưu trữ nó dưới dạng hình ảnh có thể thực tế hơn.

OCR (Nhận dạng ký tự quang học) được sử dụng để chuyển đổi hình ảnh được quét thành văn bản được mã hóa điện tử. OCR cho phép bạn lập chỉ mục tài liệu của mình với tên tệp chi tiết để có thể dễ dàng truy xuất tài liệu. Hầu hết các máy quét sẽ có phần mềm OCR được tích hợp sẵn. Phần mềm OCR cũng có thể đạt được trực tuyến bằng cách tải tài liệu đã quét của bạn lên các trang web khác nhau. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ được khuyến nghị cho khối lượng thấp và có thể không chính xác đến mức khó tin.

Các tệp thường được chuyển đổi thành định dạng PDF, vì hầu hết các văn phòng sẽ có máy tính được trang bị trình đọc PDF và các tài liệu PDF chiếm rất ít dung lượng bộ nhớ một cách thuận tiện.

2.5. Định dạng kỹ thuật số

Số hóa dữ liệu các tệp chỉ là bước đầu tiên – quản lý và lưu trữ các tệp kỹ thuật số là một quá trình tinh vi hơn nhiều.

Giờ đây, tài liệu đang được số hóa, chúng có thể được lưu trữ trên nhiều định dạng kỹ thuật số khác nhau như: ổ USB, CD / DVD, ổ cứng, cuộn phim và băng phương tiện. Quản lý dữ liệu an toàn có thể cung cấp tài liệu được quét ở một số định dạng tệp phù hợp với yêu cầu của chúng ta và có thể cung cấp phần mềm quản lý tài liệu trực tuyến.

Để kiểm soát tốt hơn các tài liệu kỹ thuật số, chúng ta nên sử dụng hệ thống quản lý. Hệ thống này giúp truy xuất tệp hiệu quả hơn và có nghĩa là tệp số hóa dữ liệu có thể được bảo vệ chống vi-rút tốt hơn. EDMS (Hệ thống quản lý tài liệu điện tử) của Quản lý dữ liệu an toàn cho phép chúng ta tải lên và xem kho lưu trữ kỹ thuật số của mình khi đang di chuyển trong khi đồng thời hạn chế quyền truy cập vào một số tệp nhất định.

2.6. Lưu trữ tài liệu kỹ thuật số

Để bảo mật và bảo vệ môi trường tối ưu, việc thuê ngoài các tài liệu kỹ thuật số của chúng ta để lưu trữ là bước tiếp theo tốt nhất. Quản lý dữ liệu an toàn cung cấp dịch vụ xoay vòng băng dữ liệu bao gồm việc kiểm tra toàn bộ các tệp kỹ thuật số của bạn và hủy các tệp số hóa dữ liệu theo luật Bảo vệ dữ liệu.

3. Lợi ích của số hóa dữ liệu

3.1 Khả năng tiếp cận dễ dàng

Số hóa dữ liệu cho phép tổ chức truy cập dữ liệu ở dạng kỹ thuật số từ mọi nơi, phá vỡ rào cản về vị trí, thời gian và khả năng truy cập đồng thời. Khả năng truy cập dữ liệu dễ dàng cải thiện luồng dữ liệu trong tổ chức, dẫn đến năng suất được nâng cao.

3.2. Giảm chi phí

Số hóa dữ liệu cho phép doanh nghiệp loại bỏ các tài liệu vật lý tiêu tốn nhiều tài nguyên khác nhau như không gian văn phòng, nhân viên an ninh và môi trường không bị phân hủy. Khi dữ liệu được số hóa, chúng ta có thể tối ưu hóa các tài nguyên này để giảm chi phí.

3.3. Bảo mật dữ liệu

Việc truy cập vào dữ liệu kỹ thuật số rất dễ dàng xác định. Truy cập kỹ thuật số không chỉ làm giảm thời gian cần thiết để cung cấp quyền truy cập mà còn giúp xác định mức khả năng truy cập. Điều này giúp tăng cường bảo mật dữ liệu và bảo vệ bạn khỏi rò rỉ dữ liệu. Với loại bảo mật mạng phù hợp, thật dễ dàng để duy trì dữ liệu một cách an toàn.

3.4. Tăng năng suất

Dữ liệu có thể được truy cập bởi nhiều bộ phận trong doanh nghiệp cùng một lúc, nếu dữ liệu không được số hóa thì việc truy cập dữ liệu sẽ mất nhiều thời gian và công sức hơn.

3.5. Lưu trữ và phục hồi dữ liệu

Dễ dàng lưu trữ ở nhiều vị trí, đảm bảo an toàn cho dữ liệu. Lưu trữ dữ liệu ở nhiều vị trí giúp tăng cường bảo vệ chống lại sự cố hư hỏng hoặc mất mát dữ liệu. Các tài liệu vật lý có nhiều khả năng bị hư hỏng hơn trong trường hợp thiên tai, trong khi dữ liệu số hóa an toàn hơn và dễ sao chép. Thiên tai thường không thể đoán trước được vì vậy việc lưu trữ nó ở nhiều vị trí an toàn sẽ tăng thêm độ tin cậy cho tài liệu.

3.6. Thân thiện với môi trường

Với dữ liệu số hóa, không cần in ra để phân phối, việc xử lý thông tin cũng trở nên dễ dàng. Email là tất cả những gì chúng ta  cần để chia sẻ dữ liệu để tránh việc in ấn không cần thiết. Điều này cũng giúp ích cho việc tiết kiệm tài nguyên thiên nhiên.

3.7. Lợi thế cạnh tranh 

Khi truy cập vào dữ liệu số hóa, chúng ta  sẽ dễ dàng tìm thấy các bản ghi khác nhau ngay lập tức. Chúng ta có thể phân tích và chọn lọc thông tin chi tiết, quan trọng.

Số hóa dữ liệu giúp lưu trữ dữ liệu nhanh chóng, hiệu quả, lâu dài và dễ dàng tìm kiếm khi cần. Bên cạnh đó chi phí thấp hơn so với lưu trữ thông tin thông thường như trước đây. Chính vì những lợi ích đó mà số hóa dữ liệu được sử dụng rộng rãi ở khắp nơi trên toàn thế giới.