Số hóa doanh nghiệp đã và đang được nhiều công ty quan tâm và thực hiện. Để bắt kịp và tồn tại trong thời đại công nghệ 4.0 thì số hóa doanh nghiệp là điều quan trọng và cần thiết đối với mỗi công ty. Vậy số hóa doanh nghiệp là gì? Lợi ích to lớn  mà nó mang lại cho doanh nghiệp như thế nào? Mời bạn cùng Anttek tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Số hóa doanh nghiệp là gì?

Số hóa doanh nghiệp là một sự chuyển đổi sâu rộng của hoạt động kinh doanh. Điều này liên quan đến việc sử dụng các công nghệ kỹ thuật số để tối ưu hóa các quy trình kinh doanh, cải thiện năng suất của công ty và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. 

2. Lợi ích của số hóa doanh nghiệp

Mặc dù có nhiều lợi ích khi số hóa quy trình kinh doanh nhưng chúng khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu kinh doanh của từng công ty. Nhưng cho dù bạn đang chuyển đổi từ hóa đơn giấy tờ sang hóa đơn điện tử, từ tìm nguồn cung ứng truyền thống sang mua sắm điện tử hay quản lý chuỗi cung ứng thì có những lợi ích nhất định mà số hóa doanh nghiệp mang lại khi thực hiện đúng cách:

2.1. Hợp lý hóa quy trình

Khi quy trình hoạt động của doanh nghiệp được số hóa, chúng ta có thể thấy được những kết quả đáng tin cậy mọi lúc. Tự động hóa các quy trình và quy tắc kinh doanh liên quan sẽ giúp doanh nghiệp đạt được sự minh bạch và chính xác trong kinh doanh. Một trong những lợi thế quan trọng nhất của số hóa là làm giảm thời gian và chi phí hoàn thành công việc một cách chính xác. 

2.2. Năng suất cao hơn

Khi doanh nghiệp tự động hóa quy trình lặp đi lặp lại thủ công, giúp tối ưu hóa nhân lực ở quy trình này. Từ đó phân bổ họ vào việc sáng tạo đưa ra sáng kiến phát triển mở rộng kinh doanh cho doanh nghiệp.

Với các hệ thống tự động hóa quy trình kinh doanh, các nhiệm vụ có thể được thực hiện nhanh hơn và ít sai sót hơn. Ngoài ra còn giúp nhân lực tận dụng tốt thời gian làm việc của họ tại nơi làm việc.

2.3. Giảm chi phí hoạt động 

Mục tiêu của mọi doanh nghiệp là tiết kiệm thời gian và chi phí. Các tác vụ và quy trình thủ công về bản chất chậm hơn các hoạt động và quy trình tự động vì chúng được tiến hành lận lượt. Các quy trình không hiệu quả khiến doanh nghiệp tốn đến 30%  doanh thu hàng năm. Khi các hoạt động kinh doanh được thực hiện thủ công, có nhiều khả năng các nguồn lực của doanh nghiệp bị lãng phí. Số hóa doanh nghiệp cho phép sử dụng hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất các nguồn tài nguyên của doanh nghiệp.

Tùy thuộc vào quy trình mà doanh nghiệp đã quyết định tự động hóa (tài chính, mua, bán, hàng tồn kho,..) mà các thông tin quan trọng có liên quan sẽ được báo cáo. 

Các quy trình làm việc ở tất cả các bộ phận được số hóa, giúp các nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được và có những thay đổi, điều chỉnh khi cần thiết.

3. Ba lời khuyên để bắt đầu số hóa doanh nghiệp 

3.1. Xác định chỗ cần cải thiện trong doanh nghiệp

Những thay đổi trong tổ chức luôn diễn ra thường xuyên. Vì vậy để kiểm soát và có phương án điều chỉnh, thích nghi không phải là điều dễ dàng. Bạn nên kiểm tra một quy trình, nơi nào cần cải tiến thì bắt đầu số hóa từ đó. 

Chúng ta vẫn nhận hóa đơn giấy từ nhà cung cấp, hay ngay cả khi hạn chế làm việc với tài liệu giấy và chủ yếu là file PDF thì vẫn có rất nhiều cơ hội để phát triển một mô hình kinh doanh kỹ thuật số thực sự. Việc nhập dữ liệu, xác minh hóa đơn, xử lý và lưu trữ giấy hoặc file PDF theo cách thủ công có thể được thay thế bằng lập hóa đơn điện tử tự động trong hệ thống ERP. ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hỗ trợ quản lý và điều phối các hoạt động then chốt hiệu quả hơn. Nhờ vậy giảm thiểu chi phí, ít công việc thủ công hơn và ít mắc lỗi hơn.

Việc số hóa nhiệm vụ này làm tăng đáng kể khả năng hiển thị về hoạt động tài chính của công ty để giúp bộ phận tài chính đưa ra quyết định sáng suốt có lợi cho tổ chức. Tất cả dữ liệu hóa đơn được lưu trữ ở một nơi và dễ dàng tìm kiếm.

3.2. Đưa doanh nghiệp vào tư thế sẵn sàng số hóa

Khi bạn đã xác định được các lĩnh vực cần cải thiện, bạn cần kêu gọi toàn bộ tổ chức sẵn sàng cho việc số hóa các công việc trong doanh nghiệp. Các bộ phận cần nắm bắt rõ ràng để chuẩn bị chi tiết quy trình làm việc và những lợi ích mà tổ chức thu được từ dự án số hóa doanh nghiệp.

3.3. Tích hợp với hệ thống hiện có của doanh nghiệp

Trước khi bắt tay vào dự án chuyển đổi kỹ thuật số hãy đảm bảo rằng các hệ thống được liên kết với nhau. Để đảm bảo các quy trình kinh doanh kỹ thuật số của bạn không cần bất kỳ thay đổi nào về hệ thống hoặc định dạng, bạn có thể chuyển sang kỹ thuật số nhanh hơn nhiều và tận dụng tối đa dự án chuyển đổi của mình.

Số hóa doanh nghiệp góp một phần không nhỏ trong việc quản lý, kiểm soát doanh nghiệp. Chính vì những lợi ích mà nó mang lại, hiện nay đang có rất nhiều công ty hướng tới số hóa. Nhưng để số hóa doanh nghiệp, chúng ta cần xác định được vấn đề cần số hóa và chuẩn bị đầy đủ thông tin sẵn sàng. Hy vọng bài viết trên đây có thể giúp bạn biết thêm về số hóa doanh nghiệp cũng như lợi ích nó mang lại.